Cara menghitung fee konsinyasi yang benar (dan 3 kesalahan umum)

Fee konsinyasi adalah bagian toko dari setiap barang yang laku. Rumusnya terlihat sederhana — harga jual dikali persentase fee — tapi hampir semua selisih tagihan antara brand dan toko lahir dari satu pertanyaan yang tidak pernah ditulis di perjanjian: fee itu dihitung dari harga yang mana.

Dua cara menghitung, dua hasil yang berbeda

Misalnya sebuah blus dijual Rp 250.000 di toko, dengan fee konsinyasi 30%. Ada dua cara yang dua-duanya lazim dipakai di Indonesia, dan keduanya sah selama disepakati di depan:

• Fee dari harga jual (gross): toko mengambil 30% × Rp 250.000 = Rp 75.000. Anda menerima Rp 175.000 per potong.
• Harga beli tetap (net): Anda menetapkan harga setor Rp 175.000, dan toko bebas menjual berapa pun. Kalau toko menjual Rp 275.000, tambahan itu milik toko.

Selama harga jual tidak berubah, kedua cara itu menghasilkan angka yang sama. Bedanya muncul begitu toko menaikkan harga, memberi diskon, atau ikut promo pusat perbelanjaan — dan itu terjadi hampir setiap bulan.

Kesalahan 1: diskon toko ditanggung brand tanpa pernah disepakati

Toko mengadakan diskon 20% akhir tahun. Blus tadi laku Rp 200.000. Kalau fee dihitung dari harga jual setelah diskon, toko menerima Rp 60.000 dan Anda menerima Rp 140.000 — turun Rp 35.000 dari biasanya, padahal Anda tidak pernah menyetujui diskon itu. Kalau kesepakatannya harga setor tetap, Anda tetap menerima Rp 175.000 dan diskon itu ditanggung toko.

Tidak ada yang lebih benar di antara keduanya. Yang salah adalah tidak menuliskannya, lalu berdebat di akhir bulan ketika laporan sudah terlanjur dibuat. Tulis satu kalimat di perjanjian: “fee dihitung dari harga jual sebelum diskon toko”, atau sebaliknya. Satu kalimat itu menyelesaikan perdebatan sebelum terjadi.

Kesalahan 2: fee baru dipakai untuk laporan bulan lama

Fee toko naik dari 25% ke 30% mulai September. Laporan Agustus baru masuk tanggal 8 September. Kalau Anda menagih dengan fee yang berlaku hari ini, Agustus tertagih terlalu kecil, dan koreksinya baru ketahuan berbulan-bulan kemudian.

Aturannya: fee mengikuti periode penjualan, bukan tanggal Anda membuat invoice. Karena itu setiap laporan sebaiknya menyimpan fee yang dipakai saat itu, terpisah dari data induk toko. Toko yang feenya berubah tidak membuat tagihan lama ikut berubah.

Kesalahan 3: retur dan barang rusak dihitung belakangan

Barang yang kembali dalam keadaan rusak, hilang di toko, atau dipakai untuk display sering tidak masuk laporan penjualan, tapi juga tidak pernah kembali ke gudang. Kalau tidak dicatat di bulan yang sama, selisihnya baru muncul saat stock opname — dan saat itu tidak ada seorang pun yang ingat barang itu hilang di toko mana.

Sepakati di depan siapa yang menanggung barang rusak di toko, lalu catat returnya di periode yang sama dengan laporannya, walaupun nilainya nol.

Contoh perhitungan satu toko

Sebuah toko melaporkan 12 potong blus (Rp 250.000), 5 potong kemeja (Rp 320.000), dan 3 potong rok diskon 20% (Rp 180.000 dari Rp 225.000). Fee 30% dari harga jual sebelum diskon toko:

1. Blus: 12 × Rp 250.000 = Rp 3.000.000
2. Kemeja: 5 × Rp 320.000 = Rp 1.600.000
3. Rok: 3 × Rp 225.000 = Rp 675.000 (harga sebelum diskon toko, sesuai perjanjian)
4. Penjualan kotor: Rp 5.275.000
5. Fee toko 30%: Rp 1.582.500
6. Tagihan ke toko: Rp 3.692.500

Yang perlu dicatat per toko

• Persentase fee, dan dari harga yang mana fee itu dihitung.
• Termin pembayaran: berapa hari setelah invoice diterbitkan.
• Tanggal laporan: tanggal berapa toko biasanya mengirim laporan penjualan.
• Daftar harga khusus, kalau toko itu menjual dengan harga berbeda dari harga retail Anda.

Empat hal itu yang membuat tagihan bisa dibuat tanpa bertanya-tanya lagi. Di Konsina, keempatnya disimpan per toko dan dipakai otomatis saat laporan disetujui, dan setiap laporan menyimpan fee yang berlaku saat itu.